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文 | 明哥,前麦肯锡战略咨询顾问,埃森哲管理咨询顾问,一个喜欢用思维导图架构PPT的老司机,职场技能,掰开揉碎、说给您听,欢迎关注@思维导图PPT肖老师 ,一起共同精进、成为职场精英。

干的累死累活,到头来干不过那个会写PPT的!

明明有业绩、也会总结归纳,但PPT总是缺乏冲击力?

已经在熬夜写PPT了,但缺乏素材、缺乏表达技巧,PPT看上去很low,咋办?

……

又到年终汇报、年终评选时,又到比拼PPT、比拼人脉的时候了,加油鸭~

这是个充满期待、忐忑、不安的时段,在我们公司,一旦评上优秀员工,大几万的现金奖励、年终奖系数加0.3、工资保底升1级,是不是很诱人?可名额就那么几个,自己又朝里没人,怎么办呢?给你分享我多年来的一些小观察和感悟。

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一、梳理汇报的内容结构

先梳理汇报内容,一是确保汇报时重点突出,二是确保内容逻辑清晰。

同样分享2条小建议:

1、使用325法则明确汇报哪些内容,并确定内容主次。

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图2、汇报内容的325占比建议

30%的内容,汇报成绩。

20%的内容,汇报问题、改进方向,如果只汇报成绩,会让人感觉你骄傲自满,相反,适当汇报问题,会给人以谦逊、不断追求进步的形象,最后在汇报如何弥补不足的过程,就是给领导正向反馈的过程。

50%的内容,汇报明年规划,领导是看预期的,如果没办法让人对你产生预期,那你就是到头了,千万记住一点,预期越大,你的机会越大

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图3、325汇报法则的根因分析

2、用311法则来设计PPT,利用3个痛点来抓住吸引力,用一个完整的故事逻辑来讲述。

汇报3个痛点,比如领导当下的痛点、部门面对的痛点、为了要完成你画的大饼需要解决的痛点等。

采用一套故事逻辑,3个痛点都要遵循一个故事逻辑,且所有痛点都是要具体的、可量化的、努力后可达成的,最后3个痛点之间要是相互支撑的,避免解决一个痛点的方法,干扰到另外一个痛点的解决。

套用风格统一、高大上的PPT模板,要用路演的、以吸引投资人的方式来编写PPT,PPT的内容要逻辑自洽、风格统一,尽量少用文字多用图表。

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图4、311汇报逻辑图

如何设计汇报PPT的故事逻辑呢?

建议参考金字塔原理中的SCQA故事模型设计故事结构,故事自带吸引力,冲突越大、需求越大,汇报的价值就越大。

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图5、SCQA讲故事的逻辑

介绍背景:设计一个听汇报的人都知道的故事背景,如公司的销售情况、回款情况、项目拓展等。

引发冲突:引发听众自己想到一个冲突或问题,如项目利润低、项目延期、客户满意度等冲突。

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自发疑问:与听众一起思考这些问题要如何解决,比如能否通过模块化、分包等提高利润?

解决冲突:抛出你的解决方案,比如今年我们完成得很好,对于刚才的疑问,我们明年要如何如何……

记住,故事要围绕“为什么、怎么做、做什么”的黄金圈法则,介绍听众关心的、而不是你自己关心的内容。

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图6、PPT的核心是介绍听众关心的,而不是你自己关心的

二、封面即门面

封面是一个PPT的脸面,也是给人的第一印象,给你3条小建议:

1、封面尽量不用呆板的标题,比如XXX工作报告,最好使用一些高度总结归纳的观点或口号,比如“管好公司每一分钱、记好公司每一笔账”。

2、封面可以使用动态背景图片、视频效果等做背景,这样能增强对听众的吸引力。

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3、封面采用笔刷、蜂巢效果等艺术效果,给PPT加点文艺分

三、配色、目录、过渡页

1、在母版中设置配色,确保整个PPT的配色风格统一,可参考埃森哲顾问的常用配色,高版本的office支持吸管取色,低版本的可以设置RGB完成配色。

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图8、埃森哲配色

关于过渡页,很多PPT设计师会建议你花大量的精力去设计过渡页,的确,高大上的过渡页可以加分很多,但我们大部分人不是PPT设计师,我们更重要的是梳理内容、设计故事线,在德勤咨询公司,几乎所有PPT的过渡页都是采用纯色背景,比如下面这样,一个深色背景上,一个橘黄色的大标题,简约但不简单,且重点突出。

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四、母版、图表、图形、关系、展示技巧

1、设置母版

PPT的表现形式,最重要的当属母版了,母版不是模板,母版相当于网页中的CSS文件,定义了整体的风格、字体、配色,以及图形元素的位置和高宽等。

如下图,新建一页片子时,选择这个母版,整页片子的内容结构就确定了,当鼠标移到“单击图标增加图片”上方,出现“图片”两个字时,选择适合的图片就可以,在年终汇报攻略文件中,我分享了4个比较实用的母版效果,可到文末索取

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图9、母版不是模板,母版定义整体风格框架

2、项目进展、来年规划

计划一般使用甘特图比较方便,甘特图的优势在于计划的图形化表达,在一页甘特图上,一目了然的看清楚谁、什么时间、干什么任务、干的怎么样了、还有什么问题等等,这样一个非常高效的5W2H结构就形成了。

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图10、思维导图式的甘特图

至于如何制作甘特图,我一贯的建议是用思维导图软件,又快又好,内容修改后图形还会自动更新,同时,绘制思维导图的过程中,可以检查内容的逻辑性、全面性等

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图11、甘特图中更新资源、进度,自动同步到图表上

3、用鱼骨图、维恩图等来表达分析问题和解决措施的效果:

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图12、鱼骨图分析

4、PPT制作小技巧:先总后分:

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图13,先总后分,提纲挈领

5、PPT制作小技巧:对比产生美:

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图14、数据对比图示例

6、PPT制作小技巧:使用动态图表:

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图15、滑珠效果的动态图表

7、PPT制作小技巧:使用自定义放映,勾选演示者视图:

自定义放映最大的好处在于同一个版本的PPT,向不同汇报对象可以展示不同的内容,避免多个汇报版本内容不一致的问题;使用演示者视图,这样只有你能看到下页要汇报的内容,从而让汇报内容有更好的衔接效果。

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图16、PPT的自定义放映和演讲者视图设置

8、借鉴、套用一些好的逻辑表达效果,好看的PPT关系自带加分项

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图17、常用的PPT逻辑关系图

9、参考、套用模板,而不是重复发明轮子

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图18、一套完整的汇报PPT模板

模板倡导的是拿来主义,模板不仅有素材,更重要的是有完整的表达逻辑,套用模板,你可以按你的内容逻辑进行修改替换,而把核心精力放在内容的精雕细琢上,至于表达风格、图文版式等,交给模板就OK。

五、结尾页,虎头豹尾

大部分人的结尾页都是千篇一律的“感谢您的聆听”,大家也许都忘记了小学作文就已经熟练的“总分总”结构,结尾页可以用一页片子来对内容进行总结,也可以提炼一个响亮的口号来照应封面的内容,效果杠杠的哟,比如下面这样:

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图19、结尾页示例

六、粉丝福利

遇见就是一种猿粪,免费分享这份83页年终汇报攻略PPT源文件,点赞 + 转发后,私信发“51168”即可。提醒:只会埋头下载而不转发、发现后直接拉黑、那这个PPT将成为最后的礼物

#职场加油站#,每天都要加油鸭 ~

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祝你前程似锦、年年升职加薪!

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