(excel2003教程)(excel2003表格的基本操作)

excel2003可查看、编辑、创建excel表格文档，具备其Excel2003组件的基本功能，可完成表格输入、统计、分析等多项工作，可生成精美直观的表格、图表。为日常生活中处理各式各样的表格提供了良好的工具。

Excel2003实用小技巧：

1.用“批注”功能，实现对手工输入的提醒(财务人员很有必要)

电脑的功能虽然强大，但无法纠正你在手工录入原始数据中出现的错误，如果在输入时，有个提醒，可以大大降低这种原发性错误，“批注”功能就能很好的解决这个问题。具体做法是：在我们要录入原始数据的行或列的第一个单元格中右键——插入批注，写入提示语，比如：“请核对输入!”改一下字体颜色(红)，然后，ctrl+C，再选中所有要加批注的单元格，ctrl+V。这样，每个单元格都有了同样的批注，当鼠标移到这些单元格是就会显示批注，以起到警醒作用，有效防止误录入原如数据。

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2.利用“数据有效性”设置防止误录入

对于有些须录入固定字符数(如：身份证号码)的单元格、账务中分项对比结果的单元格，可以利用“数据有效性”设置来实现错误提示，设置方法以前已经有过详细记录。

3.快速设置单元格边框

右击Excel工具栏，再选中“边框”，使“边框”工具栏可见。再选择其中的“绘图边框网格”工具，然后用鼠标拖动单元格区域，可以快速应用其中显示的线条样式和颜色。

4.快速向多个单元格输入内容

有时需要给一张工作表(或是不同张工作表中)中的多个单元格输入相同的数据，这时可以选定这些单元格(如果不相邻，可以利用Ctrl键连续选择)，然后开始输入相应数据，最后注意按下Ctrl+Enter键，这样其他被菜单元格中也同时输入了相同的内容!如果要向多张工作表中输入相同数据内容，只要先按下Ctrl键不松开，选定需要同时输入数据的工作表，然后在第一张工作表中选定需要输入数据的单元格或单元格区域，接下来输入数据，按一下Ctrl+Enter即会自动在所有选定工作表的相应单元格中输入相同的数据，特别方便。

5.快速实现单元格的计算

在Excel表格中选中相应的单元格，会在状态栏发现其总和。此时，用鼠标右击它，会弹出一个菜单，菜单中包括了好多计算项目，如最大值、最小值、平均值等，选择后即可得到相应的数值。

6.快速设置最适合行高和列宽

在Excel中，设置最适合行高一般人都是选择“格式”→“行”→“最适合行高”来完成的，相对繁琐了一些。其实，只要单击表格最左上角，即可将表格全部选中，然后在第一行出现设置行高的十字图标志时双击即可完成。快速设置列宽类推。

7.快速选定整个单元格范围

如在Excel中有一列是客户的姓名，用户需要选择整个列和列标题，而不是该列表周围的空白单元格，这时可以按下Ctrl+Shift+*键即可。这一技巧不同于全选命令，全选命令将选择工作表中的全部单元格，包括那些你不打算使用的空白单元格。

8.上下拆分单元格

先把光标移到要作为子表的第一行的原表中的位置，再按下Shift+Ctrl+Enter组合键，即可将原表格分为上下两个独立的表格。

9.在Excel中设计彩色数字

用户在使用Excel处理数据时，经常需要将某些数据以特殊的形式显示出来，这样可以起到醒目的作用，使浏览者一目了然。如在某用户的Excel单元格中有“月工资”一栏，需要小于500的显示为绿色，大于500的显示为红色，则可以采用以下的方法来操作：选中需要进行彩色设置的单元格区域，选择“格式”→“单元格”，在弹出的对话框中单击“数字”选项卡。然后选择“分类”列表中的“自定义”选项，在“类型”框中输入“[绿色][<500];[红色][>=500]”，最后单击“确定”按钮即可。

10.随时了解特定单元格数据变化

有时，出于某种需要，希望能随时了解到特定单元格的数据变化情况，如果每次都去重复查找确实相当麻烦，这时可以使用Excel的“监窗口口”：如果想将某个单元格添加到监窗口口，只要右击该单元格，选择“添加监视点”，就会弹出所示的监窗口口，这个监窗口口将一直停留在工作表的顶层，不管你查看工作簿的任意位置，监窗口口都会在屏幕上显示。当然，监窗口口也象其他工具栏一样，你可以任意拖动到其他位置，甚至放到Excel的菜单之上。如果你对某个单元格不想继续监视，只要在监窗口口中选中该单元格，然后单击“删除监视”按钮即可。

11. Excel单元格中多行与一行并存的处理办法

在Excel中，经常会碰到在一个单元格中多行与一行同时并存的情况，该如何处理呢?我们可以利用文本框来处理。

首先，单击绘图工具栏的文本框按钮，至此，即可完成同一单元格多行与一行并存的处理。推而广之，如果在同一单元里多行与多行文字并存，也可以使用此办法进行处理。

12.利用Excel记录单快速录入表格数据

在一个列数很多的Excel表格中输入数据时，来回拉动滚动条，既麻烦又容易错行，非常不方便。这时，我们可以利用记录单来输入：

选中数据区域的任意一个单元格，执行“数据→记录单”命令，打开“记录单”窗体(如图)，单击其中的“新建”按钮，然后在相应的单元格中输入数据，输入完一条记录后，按下“Enter”键或“下一条”按钮，进入下一条记录的输入状态。

注意：在输入时，请按“Tab”键移动鼠标，不能按“Enter”键移动鼠标!

13.对单元格进行同增同减操作

例如：想让选定区域中的每个单元格都同乘以2，可以这样操作，首先在选定区域外的某个单元格中输入2，选择这个单元格并复制，然后选择要进行同乘操作的单元格区域，选择好后，单击“编辑”菜单，选择“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”栏中选择“乘”单选项，单击“确定”按钮。择区域中的每个单元格就都进行了乘以2的操作，而且已经将结果显示在了每个单元格中，其余操作类似。

在Excel中，如果要对某一单元格或某一区域中的每个单元格中的数值进行同加、同减、同乘或同除操作时，可以使用“选择性粘贴”功能轻松实现。

使用这个功能还可以对单元格进行自身操作，例如可以进行单元格的自身相加、相减、相乘以及相除操作。操作步骤如下：选择要进行自身操作的单元格复制， 然后单击“编辑”—“选择性粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，在“运算”栏中选择相应的运算操作，单击“确定”按钮，就可以实现单元格自身的操作。

14.使用格式表达式

Excel的自定义格式很像一种数学公式，提供了正数、负数、零和文本四种基本的格式代码，这些格式代码(称为“节”)是以分号来分隔的。其中正数的格式代码为“#，##0.00”，其中“#”表示只显示有意义的零(其他数字原样显示)，逗号为千分位分隔符，“0”表示按照输入结果显示零，其中“0.00”小数点后的零的个数表示小数位数;负数的格式代码为“[Red]-#，##0.00”。其中“-”表示负数，可选项[Red]定义负数的颜色，可以输入“黑色”、“蓝色”、“青色”、“绿色”、“洋红”、“红色”、“白色”或“黄色”，其他字符的意义和正数相同;零的格式代码为“0.00”，其中小数点后面的“0”的个数表示小数位数;文本的格式代码为“"TEXT"@”(或“@"TEXT"”)，TEXT是要在输入文本的前面或后面显示的字符串，@代表输入单元格的文本，它的位置决定TEXT在输入文本前面还是后面显示。

上述四种格式代码可以单独使用，也可以联合起来使用。例如格式为“###0.0”的单元格内输入“12345.987”会显示为“12346.0”;而“"盈""利"###0.00"元";"亏""损"-###0.00"元"”则会输入“3689.28”会显示“盈利3689.28元”，而输入“-3689.28”则显示“亏损-3689.28元”。

小提示

代码前后添加的文本可以在类型框中直接输入，需要的双引号Excel能够自动添加。四种格式代码联合使用时，代码应按正数、负数、零和文本的顺序排列。

给数据带上单位

假设计算粮食的产量需要带上单位“千克”，可以在“单元格格式”的“自定义”窗口中输入“###0.00"千克"”这种数值格式。它的意义是数字部分不带千位分隔符，保留二位小数并显示单位千克。 如果要在输入的姓名后面加上“老师”二字，只须将单元格设置为“@"老师"”或“;;;@"老师"”格式。此后只要在单元格内输入姓名(或其他字符)，Excel自动在它们后面加上“老师”字样，显示“封老师”或“安老师”等。

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