(excel护眼色怎么设置)(excel设置养眼)

谈到Excel中的保护,很多人都能说出个一二三来,我在之前的文章中也有过介绍,主要有以下几个方面:

  • 文件打开密码、修改密码
  • 保护工作表
  • 允许用户编辑区域、凭密码编辑区域
  • 保护工作簿
  • 普通隐藏与深度隐藏工作表
  • 隐藏公式或内容

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但是今天我主要想说的不是以上的各种保护与破解的方法,而是想给大家介绍一下IRM。我发现很多人都不知道这个保护的功能,更谈不上去应用。下面我就简单介绍一下IRM及其应用。

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IRM简介

IRM,就是Information Rights Management的首字母,即信息权限管理。实际上,不止是Excel,在Word、PowerPoint、Outlook邮件中都可以应用IRM。

这个权限信息是存储在文件中的,由IRM服务器进行验证,文件即使发送给了未被授权的人,这个保护依然存在,必须经过验证后才可以使用这个文档。这种保护方式不需要你设置密码,而是直接将权限指定给具体的用户或用户组,或者指定给整个公司的人。

然而事实上,很多公司可能并没有配置这样的功能,要使用这个功能需要企业内部部署AD RMS服务器,用于验证权限;或者使用Office 365的用户可以使用Azure的RM服务。这个限制条件也导致很多人没有机会去学习、应用这个功能。

保护的方式

IRM可以设置用户的访问级别有以下三种:

  • 读取
  • 指定的人才可以读取文件内容,但是不能编辑、打印、复制内容。也可以通过设置,允许具有“读取”权限的用户复制内容。
  • 更改
  • 指定的人可以读取、编辑、复制、保存更改,但是不能打印。
  • 完全控制
  • 用户拥有完全的权限,跟文件的作者一样,可以授予其他用户权限,可以设定文件的过期日期等。

此外,我们还可以通过设置选项,允许用户打印内容,设置文件有效期等。如果设置了文件过期日期,过期后只有文件的作者和具有完全控制权限的用户才可以打开文件。

设置保护

在Excel中IRM保护的设置入口看起来似乎不太明显,这也导致很多人没有注意到这个功能。

功能入口:点击“文件”、“信息”,在右侧的“保护工作簿”下拉菜单中找到“限制访问”,然后点击右侧菜单中的“限制访问”。如果你所在的公司已经设置了权限模板,则在“限制访问”菜单中会有相应的菜单。

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弹出如下对话框,勾选“限制对此工作簿的权限”即可开始设置。

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  • 在“读取...”右侧的文本框中输入用户的电子邮件地址,表示只有指定的这些用户可以打开文件,其他用户无法打开。如果不设置,则表示所有人都可以打开。具有“读取”权限的人不能更改、打印或复制内容。
  • 在“更改...”右侧的文本框中输入用户的电子邮件地址,表示这些用户读取、编辑、复制、保存更改,但是不能打印。
  • 点击“读取...”或“更改...”按钮可以打开地址簿,可以从中选择用户或用户组。

点击“其他选项”按钮,弹出以下对话框。

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主要功能介绍:

  • 添加用户权限:点击“添加”按钮可以设置具有“读取”、“更改”权限的用户,界面和最开始打开的界面比较相似。添加到权限列表中后,我们可以在“访问权限”的下拉列表中更改权限,可以设置为“读取”、“更改”、“完全控制”。
  • 设置到期日期:勾选“此工作簿的到期日期为”选项,可以设置工作簿到期后不可用,但是文件作者和拥有“完全控制”权限的用户仍然可以打开文件。
  • 允许打印:勾选“打印内容”可以允许用户打印。
  • 允许复制:勾选“允许具有读取权限的用户复制内容”即可。

提示信息

在你设置完之后,Excel文件会有一个提示信息,如下。

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当授权用户打开文件时,会出现以下提示。点击“查看权限”按钮,会弹出一个对话框,列出了你拥有的权限及文件到期日期等信息。

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如果你的Excel并没有配置这样的功能,可能显示界面如下,在“限制访问”中并没有相应的菜单。

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Excel中其他的保护方式主要以密码保护为主,而且有些保护方法很容易被破解。而IRM保护的方式,是通过指定用户的方式来保护,无法被破解,具有很高的安全性,是一种保护企业机密信息的有效的、安全的方法。希望以上的简单介绍能够抛砖引玉,感兴趣的小伙伴们可以试一下,掌握之后就可以更好地保护你的文件了。

大家如果有好的应用经验或者想法,欢迎一起探讨。

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