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公司内部知识库是指将公司内部的大量有价值的方案、策划、成果、经验等知识进行分类存储和管理，积累知识资产避免流失，积累知识资产避免流失，促进知识的学习、共享、培训、再利用和创新，有效降低组织运营成本，强化其核心竞争力。

如何编写优质的内部文档？

步骤1–定义明确的目标

首先也是最重要的一点，您需要明确您希望通过内部文档实现什么。这可能类似于改进知识管理、提高生产力或促进知识共享。

文档是一项团队工作，因此在创建内容时，您需要确保每个人都在同一页上。需要向文件的所有贡献者简要介绍项目的目标，以便他们能够有效地做出贡献。

步骤2–为内容导航构建结构

每个知识管理项目都有一个结构。在创建内部文档时，它可能以内部知识库的形式，包含内容类别，以保持页面的组织。

通读你的知识，找出可用于将内容分组的合理类别。设计应该是直观的，对员工来说是有意义的，而不会将内容嵌套到太多的子类别中。保持知识库的结构简单，以便员工在尝试查找内容时可以轻松浏览。

步骤3–设计模板

文档模板对于标准化内容非常有用，无论是谁参与创建内容。它们通过包含基本元素（如目录、标题和副标题、引言和结语以及虚拟内容），使编写内容更容易。

花时间创建可供整个团队使用的文档模板。这些内容可以存储在您的知识库软件中，只要有人想创建新文章，就可以复制。

步骤4–就想法进行头脑风暴决策

接下来是令人兴奋的部分。召集一个知识冠军团队，集思广益，提出应包含在知识库中的内容的想法。邀请来自整个组织的不同人员，他们每个人都应该有一个独特的观点，包括哪些内容。

虽然所有的想法都是好主意，但重要的是要记住不要过度记录。如果您的知识库过于复杂，员工将很难找到信息并保持内容的准确性。目标是简洁和相关性，而不是全面性。

步骤5–添加文本、相关图像和视频

下一步是实际编写文档。当然，您应该遵循风格指南，并确保文档能够很好地反映公司的品牌。如果您正在编写操作指南，请将文本格式化为带有编号列表的分步说明。

你知道文档不需要只写文字吗？如果你的公司有资源，可以找到相关的图片和视频，并附上你的文字。这将使您的员工更加投入，并促进不同的学习风格。

第6步–包括特殊呼叫

大多数知识库软件应允许您包含重要信息（如警告或注意事项）的特殊标注。这些通常会以不同的颜色背景出现，以引起对内容的关注，并将其与文章的其他部分区分开来。

特别重要的是，在技术文档中包含标注，员工在继续之前应注意关键警告。这是为了防止他们在技术上出错或可能导致系统崩溃。

步骤7–添加相关文章的链接

使用搜索功能并不是员工在知识库中查找信息的唯一方式。在您的内容中添加相关文章的链接将引导员工了解更多信息，这些信息可能更接近他们正在寻找的内容。

将内容链接起来是让员工发现知识并充分利用知识库的重要方式。这鼓励员工在网站上花费更多的时间，并提高其实用性。

步骤8–与同事一起回顾内容

当您的内容准备就绪时，进行同行审查以检查文档的准确性至关重要。您应该有不同类型的员工来审查您的内容，例如文档的最终用户和主题专家。

无论你花多长时间来完善你的内容，第二双眼睛总是能为你画龙点睛。同行评审员可以告诉你你的文档是否合理，并指导你如何改进。不要忘记文档过程中的这一关键步骤。

步骤9–在知识库上发布

最后，你已经准备好在一个中心知识库上发布你的内容了。您应该已经选择了正确的知识库软件，该软件可以托管文档并显示给最终用户使用。

当您的内容处于活动状态时，请检查知识库，以确保其在所有设备上都显示正确且外观良好。确保图像是渲染的，视频是加载的。您可能会在最后一刻发现文档中的错误，因此请尽快返回并修复这些错误。

在组织内尽可能广泛地推广内部文档。鼓励员工提供反馈，并确保这是一个协作过程。

一个直观的内部知识库软件，可轻松添加内容并将其与任何应用程序集成。试试Document360！

步骤10–监控、跟踪和维护已发布的内容

一旦你的知识库发布，这项工作就不会完成。分析将告诉您用户参与度，您可以使用它来改进和完善您的内容。您可以跟踪诸如文章浏览次数、文章评分和失败搜索等指标。请记住，您的企业中的情况总是会发生变化。这意味着您的文档需要更新。至少每季度安排一次时间来查看您的知识库内容，并标记不再准确的文章。

编写内部文档的最佳实践和技巧

使用普通语言

没有人愿意阅读充斥着行话和缩略语的知识库。员工不应该需要公司字典来从您的文档中获益。确保你用通俗易懂的日常语言写作。如果必须使用技术术语，请包含定义。

遵循风格指南

如前所述，在编写文档时，请确保遵循样式指南。风格指南确保文档标准化，并符合您公司的品牌。您的风格指南甚至可以包含在每个人都可以访问的知识库中。

确保导航清晰

始终思考用户如何浏览您的内容，这不仅仅是提供搜索栏。导航可以包括诸如带有类别的清晰菜单之类的元素，也可以包括分解长文章的目录，以及显示当前页面位置的面包屑。

用图像和视频赞美内容

图像和视频将您的内容带入生活，并打破原本可能是一堵文本墙的局面。例如，使用屏幕截图可以向员工展示如何遵循程序。另一方面，图表可以分解复杂的过程。

使用标签和元描述优化内容

想想你的内容将如何在搜索用户时出现。使用搜索引擎可以索引的相关标签和元描述来优化它，并帮助用户查找相关内容。

必要时限制受众（私人文档）

您的某些内容在发布时应仅限于少数个人或团队。大多数知识库软件应该允许您限制对内容或类别的访问，例如，如果您有关于您的销售前景的信息，您希望将其保密给您的销售团队。

阅读更多：创建销售文档的分步指南

基于分析刷新和更新内容

知识库永远不会完成。使用Document360等解决方案的内置分析功能，让您的内容保持新鲜并与用户相关。如果文章被否决，考虑修改内容，使其更有帮助。如果您的内容被浏览了很多次，请考虑将其显示在您的知识库主页上，以帮助更多用户。

在线编辑知识库工具——Baklib

Baklib以一个网页形式呈现，在这个网页页面进行在线编辑文档，众多使用者都将其用来构建帮助中心，产品手册，FAQ，还有企业知识库等等，应用场景还是很广泛的，而我作为个人使用，我就把它用来做在线的电子笔记，因为它有移动端，我随时随地都可以进行编辑。

创建个人站点

创建个人站点就是在线制作一个网站，Baklib可以创建多个站点，站点之间可以随意切换，将站点链接分享到各个平台，只需要点开链接就能访问。这样就可以创建并分享属于自己的多个不同作用的站点，使用起来很方便。

文档结构化

我之所以没有选择用word，是因为word只能形成单独的一个个文档，把它放在一个文件夹里，但Baklib支持富文本和Markdown编辑，采用树状结构的呈现方式，最多支持六级栏目，将内容分门别类，对于我做专题类的知识库提供了很大的帮助。

备份和导出

官方介绍Baklib采用先进而灵活的云服务架构、SaaS化服务，从内部编辑到外部分享全程保障客户数据的独立而安全，每一步在线编辑都保存云端，不用担心内容的丢失，并且Baklib还支持多种格式的数据导出和备份，这一点真的深得我心。

简单易上手

进入Baklib的使用页面，相比于其它使用起来复杂的应用让人直接被劝退，对于一个小白来说它提供的保姆级教程真的很人性化了，让人很快就能get到它的各种功能如何使用。

多模板，页面简洁清晰

Baklib提供了许多好用的模板，最关键的是可以一键使用，真的是为我们省了不少事，也让制作的页面更加清晰明了了。